内定辞退の理由と伝え方【電話・メール例文付き】マナーを守る辞退方法を就活生向けに解説

内定辞退を検討しているあなたへ。この記事では、内定辞退の正しい伝え方・タイミング・例文を徹底解説します。電話・メールそれぞれの手順から、内定承諾後の辞退、失敗例と対処法まで網羅しているので、辞退を迷っている28卒の方はぜひ参考にしてください。

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内定辞退は誰でもできる｜まず基本を押さえよう

内定辞退は法律上の権利

内定辞退は、就活生の正当な権利です。民法627条により、労働者はいつでも雇用契約を解除できます。

企業に対して申し訳ない気持ちを持つのは自然なことです。ただし、法的に問題になることはほぼありません。

正しいマナーで誠実に伝えれば、トラブルは回避できます。

内定辞退でよくある2つの誤解

– 誤解①「承諾後は辞退できない」→ 民法上は辞退可能。内定承諾書に法的拘束力はない
– 誤解②「損害賠償を請求される」→ 一般的な就活では請求されないケースがほとんど

辞退を決めたらすぐに動く

決断したら、できるだけ早く連絡するのが鉄則です。企業側の採用スケジュールへの影響を最小限にできます。

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内定辞退の理由｜企業に伝えるべき理由・伝えなくていい理由

辞退理由を正直に話す必要はない

辞退理由を詳しく説明する義務はありません。「一身上の都合」でも通じます。

ただし、ある程度の理由を伝えると、企業側も納得しやすくなります。関係が円満に終わりやすい点もメリットです。

企業に伝えやすい辞退理由5選

– 他社から内定をいただき、そちらに進むことを決めた
– 自分のやりたいことと業務内容が異なると判断した
– 家庭の事情が変わった
– 大学院への進学を決めた
– 勤務地の都合がつかなくなった

避けたほうがいい理由の伝え方

– 企業や社員を批判する表現
– 曖昧で誠意が感じられない断り方
– 「なんとなく合わなかった」などの主観的すぎる表現

誠実さを保ちつつ、簡潔に伝えることが大切です。

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内定辞退の伝え方｜電話・メールのどちらを使うべきか

基本は「電話」が正解

内定辞退の連絡は、電話が基本マナーです。

メールのみの辞退は、誠意が伝わりにくいとされています。企業によっては印象が悪くなる可能性があります。

電話の後にメールも送るのがベスト

電話で辞退を伝えた後、お礼と確認のメールを送るのが丁寧な対応です。

– 電話：口頭でお詫びと辞退の意思を伝える
– メール：電話の内容を記録として残す・感謝を伝える

電話できない場合はメール先行もOK

担当者が不在・繰り返し電話してもつながらない場合は、メールで先に辞退の意思を伝えましょう。その後、改めて電話でフォローするのが理想です。

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内定辞退の電話マニュアル｜手順と話し方を完全解説

電話をかける前の準備チェックリスト

– 企業の担当者名と連絡先を確認する
– 電話をかける時間帯を選ぶ（10〜12時、14〜17時が理想）
– 静かな場所に移動する
– メモとペンを手元に用意する
– 辞退理由を一言でまとめておく

電話の流れ・スクリプト

①自己紹介

「お世話になっております。△△大学の〇〇と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」

②担当者につないでもらったら

「このたびは内定をいただきまして、誠にありがとうございます。たいへん恐縮なのですが、今回の内定について辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。」

③理由を簡潔に伝える

「他社からもご縁をいただき、そちらで働かせていただくことを決意いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。」

④お礼を述べて締める

「採用選考を通じて、大変お世話になりました。今後のご活躍をお祈り申し上げます。失礼いたします。」

電話シミュレーション｜よくある質問TOP5と回答例

電話中に企業から質問されることがあります。事前に回答を準備しておきましょう。

Q1「どちらの企業に決めたのですか？」

「企業名はご容赦いただければと思いますが、自分のやりたいことに近い環境を選ばせていただきました。」

→ 具体的な社名を言う義務はありません。

Q2「条件面で何か問題がありましたか？」

「御社の条件に問題があったわけではございません。総合的に検討した結果でございます。」

→ 感情的にならず、落ち着いて答えましょう。

Q3「もう一度考え直してもらえませんか？」

「お気持ちは大変ありがたいのですが、すでに最終的な決断をいたしております。どうかご理解いただけますと幸いです。」

→ 曖昧な返答はNG。明確に意思を伝えること。

Q4「入社まで時間があります。少し待てませんか？」

「大変恐縮なのですが、すでに他社への入社意思をお伝えしており、決断は変わりません。誠に申し訳ございません。」

Q5「理由をもう少し詳しく教えてください」

「個人的な判断によるものが大きく、詳細はお伝えすることが難しい状況です。ご不便をおかけし、大変申し訳ございません。」

気まずい沈黙・感情的な反応への対処法

電話中に沈黙が続いた場合は、焦らず相手の言葉を待ちましょう。

「大変失礼いたしました」と一言添えるだけで、場の雰囲気が和らぐことがあります。

感情的な反応をされた場合は、反論せず共感を示しながら意思を貫くことが大切です。「おっしゃることはよくわかります。それでも、今回はこのような判断をいたしました」という姿勢で対応しましょう。

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内定辞退のメール例文｜シーン別10パターン

メールを書く際の基本ルール

– 件名に「内定辞退のご連絡」と明記する
– 書き出しは感謝の言葉から始める
– 理由は簡潔に・謙虚に伝える
– 最後は丁寧なお礼で締める

パターン①第一志望企業から内定をもらった場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社の選考を通じて、多くの貴重な経験をさせていただきました。

誠に恐縮ではございますが、他社から内定をいただき、そちらへ進むことを決意いたしました。長期間にわたってお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、深くお詫び申し上げます。

今後の貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン②条件面（給与・待遇）が合わなかった場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡を賜り、誠にありがとうございました。
選考を通じて、担当者の皆様に温かくご対応いただきましたことを、心より感謝申し上げます。

慎重に検討を重ねた結果、諸条件を総合的に判断した上で、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。御社の条件に問題があったわけではなく、自身のキャリアプランとのすり合わせの中での判断です。

ご多忙の中、長期間にわたって選考の機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

貴社の今後のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン③社風が合わないと感じた場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
説明会・面接を通じて、貴社の雰囲気や社員の方々の姿勢に大変感銘を受けておりました。

しかしながら、自己分析を重ねた結果、自分の目指すキャリアの方向性と、現時点での私の適性をあらためて見直しました。その上で、今回は内定を辞退させていただく決断をいたしました。

選考に多くのお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

貴社の今後のご発展を、陰ながらお祈り申し上げております。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン④勤務地の都合がつかなくなった場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。

誠に恐縮ではございますが、家庭の事情により、勤務地についての条件を変更せざるを得ない状況となりました。そのため、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社への入社を前向きに検討しておりましただけに、大変心苦しい決断でございます。お時間を取っていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

今後の貴社のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑤家庭の事情が変わった場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただくことになりました。家庭の事情が変わり、現時点では就職の環境を整えることが難しくなった次第です。

貴重なお時間を割いていただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑥大学院進学を決めた場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

内定のご連絡を賜り、誠にありがとうございました。

このたび、さらなる専門的知識の習得を目的として、大学院への進学を決意いたしました。そのため、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考の機会をいただき、担当者の皆様に丁寧にご対応いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑦内定承諾後に辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

先日は内定承諾のご連絡をさせていただきましたが、誠に申し訳ございません。その後、慎重に検討を重ねた結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。

内定承諾後のこのような申し出は、貴社の採用ご担当者様をはじめ、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけすることを、深く認識しております。本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールにてのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

辞退の理由は、他社からいただいた内定との総合的な比較の結果、今回の決断に至った次第でございます。誠に勝手なお願いではございますが、何卒ご了承いただけますよう、お願い申し上げます。

改めて、貴社の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑧電話後のフォローメールを送る場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

先ほどはお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。あらためて、内定辞退のご連絡をメールにてお送りいたします。

ご連絡の通り、他社への入社を決意いたしました。貴社の選考を通じてお世話になったにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

今後の貴社のご発展をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑨業務内容が自分の希望と異なった場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定をいただきまして、誠にありがとうございました。

選考を通じて、自分のやりたいことやキャリアの方向性について、あらためて深く考える機会をいただきました。その結果、自分の目指す専門性と、今回のポジションの業務内容との方向性が合わないと判断いたしました。

誠に恐縮ではございますが、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。貴社の採用担当者様はじめ、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけすることを、大変申し訳なく思っております。

今後とも、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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パターン⑩返信が来た後のお礼メール（辞退承諾後）

件名：Re：内定辞退のご連絡（△△大学 〇〇）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学〇〇学部の〇〇と申します。

このたびは、私の辞退の申し出をご了承いただきまして、誠にありがとうございました。

選考から内定まで、長い期間お世話になりましたこと、深く感謝申し上げます。貴社の社員の皆様から多くのことを学ばせていただきました。今後の就職活動・社会人生活においても、この経験を大切にしてまいります。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇（氏名）
△△大学 〇〇学部
メール：〇〇@△△.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX

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内定承諾後の辞退｜法的リスク・損害賠償・対処法を徹底解説

内定承諾後でも辞退は可能

内定承諾書にサインをした後でも、辞退は法律上可能です。

民法627条第1項により、労働者は2週間前に申し出ることで雇用契約を解除できます。就活の内定承諾は「労働契約の成立」とみなされますが、それでも辞退は認められています。

内定承諾書に「辞退した場合は違約金を払う」と書かれていても、この条項は民法に反する可能性が高く、実際に請求されることはほぼありません。

損害賠償は請求される？

結論：新卒就活ではほぼ請求されません。

損害賠償が認められるためには、以下の条件が必要です。

– 企業側に具体的な損害が発生している
– その損害と辞退の因果関係が証明できる
– 就活生に故意または重過失がある

内定辞退の場合、これらを証明することは非常に難しいです。実際に請求に至ったケースは、過去の判例でもほとんど見られません。

ただし、入社直前（入社1週間前以内）の辞退は、企業側の準備コストが発生しているため、損害賠償の対象になりやすいとされています。入社直前の辞退は慎重に判断しましょう。

内定承諾書提出後の対処手順

1. まず電話で担当者に辞退の意思を伝える
2. 電話後にメールで正式なご連絡をする
3. 内定承諾書の返却を求められた場合は速やかに郵送する
4. 貸与物（入社書類・会社資料など）がある場合は返却する

内定承諾書は企業から返却を求められることがあります。速やかに対応しましょう。

内定承諾後の辞退が認められやすいケース

– 第一志望から内定をもらった（就活継続中だった場合）
– 家庭の事情など、予測できない変化があった
– 大学院進学などの方向転換

反対に、以下のケースは企業から強い引き止めや感情的な反応を受けやすいです。

– 入社直前（1ヶ月以内）の辞退
– 研修や入社手続きが始まってからの辞退
– 繰り返し「入社します」と言った後の辞退

内定承諾後の辞退成功事例

Aさん（28卒・文系学部）のケース

第一志望のコンサルティング会社から内定が出たのは、すでに他社の内定承諾書を提出した後でした。Aさんはすぐに承諾済みの企業に電話し、「第一志望から内定をいただいた。大変申し訳ないが辞退させてほしい」と伝えました。

担当者から数回の確認の電話があったものの、最終的には了承を得られました。入社2ヶ月前の連絡だったため、企業側も別の採用活動を行う時間的余裕があったことが大きかったとAさんは振り返っています。

Bさん（28卒・理系学部）のケース

大学院進学を急遽決意したBさんは、内定承諾後に辞退を申し出ました。電話で正直に「研究への思いが強まり、進学を決めた」と伝え、その後丁寧なメールを送りました。

担当者からは「残念だが応援している」との言葉をもらい、円満に終了。誠実な対応が功を奏したケースです。

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内定辞退のタイミング別リスクと対処法

タイミングが早いほどリスクは低い

内定辞退は、早ければ早いほど企業への影響が少なくなります。

企業は採用スケジュールを組んでいます。辞退が遅いほど、他の候補者への声かけが難しくなります。

タイミング別のリスクと対応指針

辞退タイミング	企業へのダメージ	対応のポイント
内定通知後1週間以内	低い	電話1本で問題なし。丁寧なお礼を忘れずに
内定後1ヶ月以内	やや低い	電話＋メールで誠実に伝える
内定承諾後すぐ	中程度	早急に電話し、承諾の取り消しを申し出る
内定承諾後1〜3ヶ月	やや高い	電話＋メール＋丁寧なお詫びが必要
入社1ヶ月前以内	高い	直接お詫びも検討。書類返却を速やかに行う
入社直前（1週間前以内）	非常に高い	損害賠償リスクあり。慎重に判断する

ベストタイミングと避けるべきタイミング

ベストタイミング

– 内定承諾前に辞退を決めた場合：内定通知後3日〜1週間以内
– 内定承諾後に辞退を決めた場合：決断したその日のうちに連絡

避けるべきタイミング

– 入社式直前
– 担当者が長期休暇中（年末年始・GW直前）
– 週末・祝日

担当者が対応できない時期の辞退は、処理が遅れてお互いに負担がかかります。

企業の採用スケジュールを理解する

多くの企業は、内定辞退が出た場合に補欠採用を行います。ただし、その切り替えには2〜4週間程度かかることが多いです。

早期に辞退を伝えることで、企業はその枠を別の候補者に回せます。これが「早めに連絡することが企業への配慮」と言われる理由です。

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企業別・業界別の内定辞退対応パターン

大手企業（大企業）の場合

大手企業は毎年多くの採用を行っているため、辞退に慣れています。

担当者も慣れているため、冷静に対応してくれることがほとんどです。電話1本とメールで済む場合が多く、感情的になられることは比較的少ないです。

ただし、複数回接触した社員がいる場合は、その方へのお礼も忘れずに伝えると印象が良くなります。